为加强学生档案管理工作的规范化、制度化, 充分发挥学生档案在学生日常教育管理、毕业、推荐就业以及考核等方面的作用，结合我院实际情况，特制定本办法。
一、学生档案的管理
1、学生档案管理工作贯彻“为学生管理工作服务”、“为毕业生就业服务”的基本原则，实行学生工作处为主、以系部为辅、统一存放、集中管理的办法。学生工作处负责学生档案各项日常管理工作，统一组织实施全院学生档案管理工作，各系部及有关部门根据本部门职责范围负责档案的生成、归档材料收集、提报工作。
2、凡具有我院学籍的学生，其档案均由学生工作处统一管理。
3、学院设立专门学生档案室存放档案，学生工作处设专门管理人员负责学生档案的收集、归档、整理、鉴定、保管、统计、借阅和转递等各项基础工作。
二、学生档案的内容
学生在校学习期间应当归档的材料包括以下内容：
1、考生材料：入校前初、高中、大专等上一学历的档案材料（限于学生能提供的材料）；
2、新生体检表；
3、新生入学登记表；
4、党、团材料；
5、学习成绩单；
6、毕业生登记表；
7、奖励、处分材料；
8、学籍异动材料；
9、技能鉴定考评表；
10、其他需要入档的材料。
三、学生档案的建档
1、各系负责组织新生填写个人信息档案袋、考生档案卡（考生登记表）、新生体检表等档案材料，以班为单位收集、审核后交招生就业处，招生就业处负责将新生档案正式注册后，以班为单位送学生工作处存档。
2、各系负责学生入学前档案资料的收集，以班为单位进行汇总，于学生正式注册后送学生工作处存档。
3、各系负责收集汇总学生在校期间的奖励处分材料、党团材料等，以班为单位进行汇总，并按学期送学生工作处存档。
4、各系负责于学生就业实习前，将教务处审核、盖章后的学生成绩单以班为单位送交学生工作处存档。
5、各系负责毕业生登记表的填写、审核工作，以班为单位进行汇总，并于毕业学期送学生工作处存档。
6、其他需要入档的材料由有关部门于毕业学期送学生工作处存档。
7、学生工作处负责将新生入学前档案资料、注册后档案、学生学籍卡以班为单位进行汇总，统一建档；负责将学生学籍异动材料归档。
8、学生工作处负责将应届毕业生档案材料在毕业学期结束前整理、审核、封装并发放或转递。
四、归档要求
1、所有归档材料必须是有关手续办理完毕的最终材料。
2、归档材料必须完整、真实。个人文字材料必须有本人签字，凡材料规定由有关部门审核盖章的，相关部门必须加盖公章；各类材料只能用碳素墨水书写，文字要清晰。
3、归档材料交接时，交接双方经办人要履行签字手续，注明承办部门、承办人及时间。材料装入档案袋之前，要认真核对，保证档案材料不错装、漏装，并要正确填写材料目录。
4、如归档材料出现信息错误、材料不全等不符合归档要求的现象，学生工作处有权退回，由送交部门按要求重新组织办理。
五、档案的查阅
1、因工作需要，以下人员可查阅学生档案，但不得将档案带离现场。
（1）与学生管理有关的职能部门负责人或具体经办人；
（2）持有证明或介绍信的校外单位等部门来人。
2、档案查阅人必须按规定履行查阅登记手续，并注明查阅事由。任何人查阅档案时，必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料，违者将追究有关人员的责任。
六、档案的转递
1、毕业生本人持接收档案单位的函件及毕业证书（或单位书面委托书），经审核后办理领取档案手续，但不得私自开封。
2、用人单位持单位证明或介绍信及招生就业处提供的学生名单，经审核后办理学生档案集体转递、领取手续。
3、毕业生自主择业的，由本人持用人单位出具的证明及毕业证书，经审核后办理领取档案手续，但不得私自开封。
4、退学（转学）学生的档案，由学生本人持有关退学（转学）手续和身份证复印件领取本人档案。
5、因其他原因不能正常领取的学生档案暂由学生工作处存档，学院可将其档案免费保管两年。凡在两年后仍未能办理档案转递、领取手续的，学院将按有关法规和文件的规定进行处理。
七、档案管理人员要求
1、档案管理人员应自觉执行档案管理的有关规定，确保档案的完整与安全。
2、档案管理人员要进行上岗培训，具有认真负责的工作态度，严格按照工作程序做好学生档案的登记、归档、查阅、领取和发放工作，做好学生档案及资料的签收、交接工作，严禁私自泄露、涂改、抽取、撤换档案材料，一经发现，将追究其工作责任以至法律责任。
八、本办法由学生工作处负责解释，自颁布之日起实施。
