聊城市技师学院
档案信息化建设工作方案
为加强我院档案信息化建设，根据山东省委办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》和山东省档案局关于印发《山东省档案工作科学化管理规范》的通知等文件精神及学院部署，结合我院档案工作实际，特制定本方案。
一、指导思想
以邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观为指导，贯彻落实党的十八大和十八届三中、四中全会精神，以档案信息资源建设为核心，以加强电子文件管理为重点，以计算机网络建设为基础，以扩大档案信息资源开发利用为目标，努力适应信息化建设和档案事业发展的要求，逐步实现学院档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化，充分发挥信息化在档案工作发展中的重要作用，为全院的教育教学工作提供优质、快捷的档案信息服务。
二、建设目标
根据上述指导思想，全院各单位档案信息化建设应坚持“统筹规划、统一标准，立足创新、有序推进，突出重点、分级建设、安全保密、注重实效”的原则，逐步建立起全院档案信息数据库；全面开展网上查询档案信息服务；建立起档案信息化标准体系和安全保障体系；建立起较强的档案信息管理人才队伍；完成电子文件中心建设；力争室藏档案数字化。
三、工作任务
（一）档案信息化基础设施建设
1、全面推进全院各单位计算机和网络技术应用水平，使全院立档单位应用计算机管理档案的普及率达到100％，计算机及配套设施逐步统一。
2、要完成内部档案局域网建设，实现与学院校园网联通。
3、全院各单位要把档案信息化建设纳入本单位的总体规划，要充分考虑档案信息化基础设施建设的需要，大力推进档案信息化基础设施建设，完成档案数字化工作，充分发挥档案室的各项功能和作用。
（二）档案信息资源建设
1、目录中心建设
（1）加快档案目录数据库建设。提高档案检索利用效率和服务质量，尽快实现全部室藏档案目录计算机检索。
（2）规范档案移交程序。全院各立档单位要使用档案软件提交档案，并同时提交纸质和电子档案。
2、全文数据库建设
（1）积极推进档案全文数据库建设。综合档案室要从室藏珍贵档案入手，开展档案数字化工作，对室藏照片、录音录像档案进行数字化转化工作，建立相关的全文数据库，逐步实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。
（2）加强电子文件归档管理。根据新形势下档案管理要求，档案室要根据电子档案接收、保管、利用的技术方法，加强对学院电子文件收集、鉴定、著录、归档等工作的监督指导，保证有保存价值的电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。
（3）学院综合档案室要结合工作需要，在学院开展档案信息化管理系统应用，制定电子文件收集、整理、归档、存储应用工程管理模式，开展网上业务检查、指导和数据接收工作。
（4）按照电子文件与纸质文件并存的原则，实行电子文件和纸质文件归档双轨制。全院立档单位在向档案室移交档案时，必须将纸质文件和电子文件同步移交，缺一不可。
（5）积极推进档案数字化进程，提高档案利用效率。从2015年起，学院档案数字化加工工作争取纳入学院目标管理，分步实施，逐步完成。综合档案室应积极采取措施，有计划、有步骤地对室藏的档案资料进行数字化技术处理。
（三）档案管理应用系统建设
档案管理应用系统建设要遵循“规范、先进、实用”的原则，既要满足当前工作需要，又要兼顾信息技术发展的趋势。
1、进一步加大档案管理软件推广工作力度，提高档案管理技术和应用水平。从2016年起，全院各单位要统一使用档案管理软件系统，适应高校档案信息化发展的要求，保证档案信息交换和实现档案信息资源共享创造条件。
２、加强档案信息建库入网工作。学院综合档案室要按照上级业务主管部门的要求，把档案数据库作为学院重要信息资源，纳入全院数字化建设的总体格局中，逐步构建学院档案文献数据库。
3、充分利用和发挥互联网网站的作用，使学院网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口，向全院师生提供网上查询和使用服务，进一步发挥档案信息资源的服务作用。
4、积极促进全院档案信息资源共享。以学院网站为主体，利用全院统一的网络出口与其他地区档案网站链接，形成方便快捷、四通八达的档案工作信息网。
四、主要保障措施
（一）加强领导，完善制度
成立由学院主管领导为组长、相关单位负责同志为成员的档案信息化建设领导小组，负责全院档案信息化建设的组织协调工作，确保学院档案信息化建设有计划、有步骤的顺利实施。
建立严格的领导责任制，要求各单位确定本单位的信息化建设领导小组，配备政治素质好，业务水平高、具有现代化管理技能的兼职档案管理人员，有计划的做好档案目录数据库建设、电子文件归档等工作；建立严格的责任追究制，谁主管，谁负责，制定具体的操作办法和措施，保证档案信息化建设的顺利进行。
（二）加大投入，积极推进
档案信息化建设是一项投入大、积累长、见效晚的工作，学院有关单位要强化档案信息化基础设施建设，保障档案信息化建设的设备需求。将学院档案信息化建设所需经费纳入预算范围，保障设备正常运行。
（三）加强规范，统一标准
1、严格执行标准规范，严格把好案卷的质量关。要严格执行国家档案局颁布的《电子文件归档与管理规范》
（GB/T18894-2002）进行档案数字化加工。学院各单位在向学院综合档案室移交档案时，由各单位分管档案工作的负责人组织相关人员对电子文件、机读目录数据库和纸质档案先行自检，待验收合格后方可移交学院综合档案室。
2、学院档案管理部门要依照《档案法》和《电子公文归档管理暂行办法》，规范和指导全院档案信息化建设的运行、管理和维护工作，保障学院档案信息化建设规范化、标准化和制度化，确保档案数据结构和管理模式规范统一。
（四）加强培训，提高素质
学院要全面加强档案信息化业务培训，将电子文件归档、档案数字化加工等技术纳入培训内容，要积极引进信息化建设人才，培养和造就一批懂信息技术，熟悉档案业务的复合型人才。全院各专（兼）职档案人员都必须经过档案信息化专业知识的培训，不断提高运用现代化技术管理档案的技能水平，按照档案信息化建设的要求不断更新观念，学习新知识，掌握新技能，树立为广大师生服务的意识。为适应新时期档案信息化工作的需要，提高档案员自身的业务能力，应多创造外出学习的机会，多取经，开阔视野。
（五）分步实施，加快数字化步伐
学院综合档案室要全面加强电子文件和档案数据库建设，要从提高档案管理现代化水平、方便利用者出发，做好室藏档案文件级目录数据库建设工作的同时，加强机读目录数据库的建设，逐步实现手工检索向计算机全文检索的全面过渡，为档案利用提供最大方便。
（六）加强档案信息安全保障体系建设
1、逐步完善档案信息安全管理制度。要严格遵守《档案法》和《计算机信息系统保密管理暂行规定》等相关法律法规，加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效；根据需要采取必要的安全防范措施，确保档案信息系统的安全。
2、在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中，要增强安全意识，防止失密和泄密事件发生。非公开的档案信息一律不得上外网；在互联网上提供已公开的档案目录查询服务，要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案信息系统的安全运转。
五、此方案自印发之日起执行。
2013年12月31日