聊城市技师学院档案业务建设规范
为加强学院档案业务建设，做到档案门类齐全、结构合理、管理科学、有效服务，必须实行目标管理，使档案工作规范化，提高管理水平，更有效地保护及利用档案，为学院和社会服务。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家教委《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法律法规和规章，结合学院实际制订本规范。
一、学院档案工作的基本原则
（一）学院在招生、教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的对学生、学院和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的文件材料均属学院档案。
（二）学院档案工作是学院重要的基础性工作之一，也是衡量学院教育质量和管理水平的一个重要标志，档案工作应纳入学院整体工作体系之中。
（三）学院档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
（四）学院实行单位立卷归档制度，并做到“三纳入”、“四同步”：纳入学院计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
（五）学院要有一位院领导分管档案工作，各单位要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定本单位兼职档案人员具体承办。
（六）要把档案工作列入学院发展计划，在人员、经费、库房、设备各方面给予保证。
（七）学院档案工作要努力从经验管理转向科学管理，逐步采用先进技术，大力开发档案信息资源，满足教学、科研和学院管理服务的需要。
二、各级领导岗位职责
（一）分管档案工作的院领导职责
1．作为学院档案工作的分管领导，要把档案工作纳入学院的整体发展规划，并列入学院议事日程，督促责任单位按上级要求和学院档案工作需要做好应做的工作。
2．认真宣传、贯彻执行《档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策。
3．关心综合档案室以及全院档案工作的建设与发展，及时解决工作中的重大问题和困难，从人力、财力、物力上给予支持，逐步改善工作条件，使档案工作与学院的各项工作协调发展。
（二）分管档案工作的各单位领导职责
1．组织本单位人员学习档案法规，执行学院档案工作规章制度，把档案工作纳入本单位的议事日程，每季度或每学期研究一次档案工作。
2．与学院综合档案室共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量。
3．做好文秘工作人员和专(兼)职档案人员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。
（三）分管综合档案室工作的副主任职责
1．负责制定学院档案工作计划、规划，进行年度工作总结，拟制（修订）业务工作的各项规章制度，认真组织实施，督促、检查、指导各单位做好档案工作。
2．对综合档案室工作人员进行合理分工，随时掌握工作情况，按计划完成工作任务。
3．组织综合档案室人员参加政治和业务学习，组织各单位兼职档案人员进行业务培训。
4．负责接待、处理有关单位和个人的事务、事函，负责档案业务工作、行政工作的对外联系。
5．调查了解学院档案工作情况，并就学院档案工作的改革等有关问题，提出意见和建议。
6．负责学院档案工作统计年报工作。
7．做好领导交办的其他工作。
三、学院综合档案室工作任务
（一）贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全院档案工作。
（二）制订全院档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。
（三）负责收集、征集、整理、分类、保管、统计全院各类档案及有关资料。
（四）开展档案的利用工作。
（五）参加信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。
（六）参加档案工作协作、学术研究和交流活动。
（七）培训全院专(兼)职档案工作人员。
（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动。
（九）完成领导交办的其他任务。
四、档案工作制度建设
（一）综合性的规章制度，包括各种综合性的实施办法，细则、规定。
（二）立卷归档制度，包括院内各单位立卷要求，各种门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档办法。
（三）档案保管制度，包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。
（四）档案的保密、保管制度，包括档案的保密、保管措施和对档案人员的相应要求。
（五）档案统计制度，包括统计时间、项目、内容、办法。
（六）开放档案的利用制度，包括确定档案开放与控制使用的具体范围和开放档案的管理办法等。
（七）未开放档案的利用制度，包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。
（八）档案的鉴定制度，包括鉴定范围、组织、办法、程序、手续等。
（九）学院各单位档案岗位责任制度，包括目标、职责、权限、任务、考核、奖惩措施等。
五、专（兼）档案人员的素质要求
（一）学院综合档案室和各单位应配备政治上可靠、具有大专以上文化水平和一定专业知识、年龄结构合理的档案人员。
（二）档案人员要努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论，坚持四项基本原则和“三个代表”重要思想，执行党和国家方针政策，公正廉洁、严守党和国家机密。
（三）档案人员要热爱档案工作，忠于职守、埋头苦干，具有良好的职业道德。
（四）专(兼)职档案人员要认真学习档案专业知识，管理科学知识，还要学习自然科学、社会科学方面的知识，刻苦钻研业务，以保证工作的顺利进行。
（五）档案人员应相对稳定，一般不要轻易调离档案岗位。
六、档案的收集
（一）收集范围
1．学院在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。
（1）《聊城市技师学院各类档案归档范围和保管期限表》规定应归档的党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物十二大类文件材料；
（2）征集国内外与学院有关的各种具有保存价值的其他材料；
（3）院内个人在其非职务活动中形成的文件材料，可按征集、代管、捐赠的方式处理。
2．并入学院的单位的档案。
3．上级决定由档案室保管的被撤消单位的档案。
（二）立卷归档分工
1．各单位、课题组立卷归档是学院档案工作的基本制度和基础，各单位必须分工明确，协同配合。
2．学院分管档案工作的院领导，各单位分管档案工作的负责人，都应把涉及相应范围的档案工作列入自己的职责范围，督促有关部门、相关人员认真做好工作。
3．全院性、综合性的由党政办公室负责立卷归档。其余按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。
4．立卷归档涉及多个单位的大类，由一个或几个主要职能单位归口，其他单位可向其集中或靠拢。
（三）案卷的质量要求
1．各门类档案的质量要求，应遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有关联系，区别不同价值，便于保管和利用。
2．卷内文件材料必须准确反映学院教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。
3．管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
4．专题性、成套性档案(含教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案)按阶段、结构、部件等分别组卷。具体参阅《聊城市技师学院档案工作规范》。
5．在充分照顾前述原则和不影响文件的有机联系情况下，同一内容的卷内文件可按永久、定期（30年）、定期（10年）先后排列。
确定文件材料的保存价值，要根据学院工作需要和为国家积累历史文件财富的需要，准确进行判断：凡反映学院主要职能活动和基本历史面貌，对本院、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；凡反映学院一般工作活动，在长期内对学院和社会有查考利用价值的，列为定期（30年）保管；凡在较短时间内对学院工作有查考价值的，列为定期（10年）保管。具体内容详见《聊城市技师学院各类档案归档范围和保管期限表》。
6．卷内文件排列要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。
7．立卷视文件材料数量的多少进行。当同一内容的文件数量较多时，可酌情适当分卷；对问题单一，文件较少，又不便一起归类时，可立薄卷。
8．文书文件材料在非装订线一侧上角编页号，科技文件材料在下角编写页号。卷内文件材料按顺序排好后，装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线一侧编页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。
9．每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录，对文件材料原有题名不要随意更改或简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加“[ ]”。没有责任者、年、月、日的文件，要考证清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。
10．卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。若无说明，也应将立卷人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位负责人。
11．案卷题名应简明确切，体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称(文种)等。部门案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。
12．要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制并与原件放在一起，以“件”为单位装订。
13．除有特殊要求的外，档案的案卷格式和各种表格、卡片的内容、规格、用纸应统一。一般使用外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度为20mm、30mm、40mm、50mm的档案盒。某些特殊规格以国家制定的有关标准为准。
（四）归档时间和手续
1．党政部门和能按年度归档的单位在次年4月底以前归档。
2．教学单位和能按教学年度归档的单位应在次年寒假前归档。
3．科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。
4．随时接收上级规定应接收的档案。
5．接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。
七、档案的整理
（一）学院档案按一个全宗整理，所有档案不能分散，不同类别的档案不能混杂。
（二）档案的分类、编号、排架
1．档案分类编号是在文件收集齐全的基础上，按一定原则和属性逐卷分别归类编号。有检索分类号和实体分类号(档号)。
2．实体分类是以全宗为单位按档案产生的领域范畴，结合记述的内容性质，对库存档案整理、编号，排架组织室藏。我院按《聊城市技师学院档案实体分类方案》进行。
3．档案实体按档号顺序排架。档号一般是各类档案的最下位类目顺序编码。年度为自然年度或教学年度，按各类规范要求确定。
4．档案分类、编号、排架，一经确定，不可随意变动。
（三）档案检索工具的编制
1．案卷目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制，做到不出现重复的档号。
2．从实际出发逐步编制配套的其他检索和参考工具：档案室指南、全宗介绍、分类目录、全引目录、专题目录和文件字号索引。
八、档案的计算机管理
1．档案部门应纳入学院校园信息化管理网络，积极开发和利用国家教委推荐的、与本规范配套的计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源的能力。
2．计算机档案管理系统应用软件的配置环境、机种选型要和本单位校园信息化管理网络相一致。选用容量较大、档次较高的计算机，软件编程语言为关系型数据库系统，输出设备为较为先进的打印机。以保证档案科学管理的需要和高校教育管理信息系统联网要求。
九、档案的保管
（一）库房要求
1．库房基本符合国家档案局、建设部发布的《档案馆库房建筑设计规范》。
2．库房应有防火、防水、防潮、防虫鼠、防光、防尘、防盗、防高温、防磁等设施。
3．库房标准温度尽量控制在14℃－24℃，相对湿度45％－60％。
（二）档案部门应纳入学院校园信息化管理系统，根据工作需要逐步设置计算机、复印机、照相机、录像机、去湿机、空调机、吸尘器等。
（三）案卷入库时应检查账、物是否相符。以全宗为单位，按不同类、载体、依档号顺序排列。
（四）案卷应依档号顺序排放，库房柜架应编顺序号。
（五）档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发现问题，及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。
（六）声像载体档案的保管，按声像档案工作规范执行。
十、档案的鉴定和统计
（一）综合档案室要按规定进行鉴定
1．综合档案室应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定，对已满期的档案进行鉴定。
2．在分管院长和院党政办主任领导下，组建鉴定小组，采用直接鉴定方法，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册，经分管院长和党政办主任批准后方可销毁。
3．销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。
（二）综合档案室要确定专人负责统计
1．建立健全统计台账，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各种情况数据，按省、市档案部门和院主管部门的要求及时报送各种报表。
2．按上级主管部门和学院要求进行定期的综合或专项统计分析。
3．对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议，及时向有关领导汇报。
十一、档案开发利用
（一）档案室人员要熟悉室藏，主动提供利用，为领导和有关部门做好助手和参谋。
1．要充分发挥学院优势，加强内外信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能，定期跟踪服务，提高其社会效益和经济效益。
2．室内应有检索、阅览室和复制设备，为利用者提供方便。
（二）珍贵档案应以复制件或缩微片代替原件提供利用。
（三）单位或个人需利用档案时应持单位介绍信，经分管档案室负责人或党政办主任同意后，方可查阅。涉及重大问题和机密的，还要报请院领导批准。专利成果档案的利用按《中华人民共和国专利法》的规定执行。
（四）利用手续。
1．凡利用室藏档案，均应按本室规定办理利用手续，填写《档案借阅登记簿》。
2．利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，留室存查。
3．对借出档案，综合档案室要定期催还。发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报学院按规定严肃处理。
十二、档案的编研和学术研究
（一）综合档案室应加强编研工作，对档案资料进行研究整理，编辑出版。参加学院信息网络整体建设和院内外编史修志，编写或配合有关部门编写重要参考资料。
1．编研的重要参考资料包括：学院沿革表；历任院领导职务名称及任免；学院各种基础数据汇编；年鉴、学院大事记；重要档案史料汇编；重要专题档案汇编(如学生运动、规章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型设备等。
2．综合档案室对编纂的各种汇编要注意把关，保证质量。必要时应报有关部门或分管院领导审查。
（二）综合档案室应认真组织本单位学术理论研究，参加本系统、本地区的档案协会(学会、研究会)活动，并发挥重要作用。
十三、学院综合档案管理工作各项制度另行制定。
主要包括：
1．聊城市技师学院综合档案室职责；
2．聊城市技师学院专（兼）职档案人员职责；
3．聊城市技师学院档案保管制度；
4．聊城市技师学院保密制度；
5．聊城市技师学院档案库房管理制度；
6．聊城市技师学院档案借阅利用制度；
7．聊城市技师学院档案鉴定销毁制度；
8．聊城市技师学院档案统计制度；
9．聊城市技师学院档案立卷归档制度。