院长办公会议由院长或由院长委托副院长召集和主持。会务工作由党政办公室负责。
一、参会范围
院长办公会议出席范围为院长、副院长、校长助理、党政办主任。列席范围为学院有关单位的主要负责同志根据需要列席有关议题的讨论。院长办公会议一般每周召开一次，如无特殊情况，每周一上午召开（为每周例会）。
二、会务准备
会议筹备工作由党政办负责总体协调，做好具体筹备工作。
（一） 确定会议议题。
1．例行议题为分管领导、值班领导汇报工作，院长安排工作。
2.其他议题由院长或会议主持人确定。
3.提交的议题，分管领导和有关部门提交的议题。
（二）制定会议议程。由文秘科负责。
（三）起草会议通知。由文秘科负责。
（四）下发会议通知。由行政科通知。
（五）印制会议材料。会议材料由文秘科把关，提前按统一格式印制。
（六）做好会场筹备。行政科负责汇总通知情况，准备会场，落实参会人员名单，排好座次，摆好席签。
三、会场服务
（一）会前服务。会务人员提前30分钟达到会场，检查会场准备情况，并做好会议签到、材料发放等工作。
（二）会中服务。文秘科负责会议记录和录音。
四、会后事项
（一）撰写会议纪要。一般于会后1－2日内起草完毕，先后送党政办公室主任、分管领导审阅后，送主持会议的学院领导审定，并于会后3天内印发。
（二）印发会议纪要。每次会议纪要均需送党委书记和存档。参加会议的人员一般情况下不再送会议纪要，特殊情况下由院长确定。对各处、系、室、部主要负责人是否需要送会议纪要，视会议情况由院长确定。
（三）会议记录、会议纪要归档。文秘科负责将会议记录、会议纪要的学院领导签发件及两份正式文件送档案室存档。
（四）抓好会议督查落实。督促调度会议决定事项。根据会议研究的内容和提出的要求，党政办负责督促调度有关部门落实会议决定事项情况。
附件：院长办公会议工作流程图
