学院综合性工作会议会务工作由党政办负责总体协调，相关部门协助做好具体筹备工作。
一、制定方案
会议方案一般包括：会议任务、会议时间、会议地点、与会人员、会议日程、会议组织、工作分工等，有关会场安排形式，如大会主席台安排、是否悬挂会标等事项，可在方案中单列一项。会议方案一般附会议通知、会议日程、会议须知等。
方案拟就后，送分管领导审核，报书记、院长审批。会议方案一经确定，一般由党政办公室主任主持召开会议筹备工作协调会，研究有关筹备工作。会议一般设大会秘书处，并根据情况下设接待组、会务组、材料组、行政组等，明确分工，各司其职，密切配合，确保圆满完成会务工作任务。
二、会前准备
（一）落实会址。根据会议的规模、规格，进行选址。
（二）会议通知。会务组负责起草会议通知，经领导审签后，要尽快下达到参会单位或人员。会议日程安排确定后，要及时送参加会议的有关院领导。
(三)落实参会人员。会务组要认真核对参会人员名单，做到姓名、职务正确无误。对没有按规定报名的单位，应要求其书面说明理由。
（四）会议材料。领导讲话、典型发言、主持词等材料由材料组负责落实。
（五）制作会议会标。
（六）会场布置。会务组提出具体意见，报党政办主任同意后，安排会场。
（七）交通保卫。行政组负责协调保卫处维持会场周边的交通秩序和安全保卫工作。
（八）新闻报道。若大会设新闻报道组，由报道组负责新闻报道。若大会未设报道组，新闻稿由学院宣传处负责审发。
三、会中服务
（一）餐饮安排。确需安排就餐一般在餐厅按工作餐安排。
（三）会场与会议室安排。根据会议的需要确定摆放席签和录音。应于会议召开前一天，布置好会场，并检查主席台的设施以及会标、席签等。
（四）组织报到和分发材料。会务人员应提前30分钟到达会场，做好会议报到的各项准备工作。会议材料包括会议须知、日程安排、与会人员名单、领导人讲话和参阅材料等。与会人员材料一般于会前摆放到会场或报到时分发。
（五）会场服务。根据会议的进展情况，适时安排、引导与会人员进出会场；处理领导会中临时交办事项以及其他需要处理的事务。
四、会后事项
（一）抓好会议的督查落实。
（二）会议材料存档。会后，会务组要立即整理会议相关材料，归档备查。
附件：学院综合性会议工作流程图